Szerző: Elsőre talán furcsának hangozhat ez a kérdés, pedig a probléma valós és egyáltalán nem mindegy, hogy végül ki fog dönteni arról, hogy melyik nyomtató kerül beszerzésre. Ahány cég, annyi szokás és szükséglet, a nyomtató pedig szinte mindenhol kötelező eszköz, ami az egész vállalat működését befolyásolja.
A vállalat méretétől is függ a folyamat
Függetlenül attól, hogy mekkora cégről van szó, előbb-utóbb el fog érkezni a milyen nyomtatót vegyek kérdés, amely megválaszolásában például a TechOffice is tud segíteni. De mégis kié a végső döntés? Többféle megoldással is találkozhatunk a piacon.
Kezdjük a sort a kisvállalkozásokkal, ahol rendszerint 1-2, maximum 10 fő található. Itt az esetek több mint 90%-ában a tulajdonos vagy a megbízott cégvezető fogja kiválasztani az ideális berendezést.
Ennek természetesen vannak előnyei és hátrányai is. Az például egy nagy pozitívum, hogy sokkal gyorsabb és egyszerűbb lesz a döntéshozatal, mivel csak egyetlen személy végzi el a feladatot. Akár 2-3 napon belül meg is történhet a beüzemelés.
A hátránya viszont az, hogy a tulajdonos nem mindig van tisztában azzal, hogy a kollégáknak pontosan mire van szüksége, vagy a piacon melyek az elérhető legjobb nyomtatók. Mekkora terhelést kell kibírnia, milyen funkciókra van szükség? Ezekre mind választ kell adni.
Nagyobb, 10 fő feletti vállalkozások esetében tovább bonyolódik a helyzet. Szerencsére itt már általában van egy saját informatikus, egy IT-s kolléga, aki már mint szakértő tudja megvizsgálni ezt a kérdéskört.
Itt azonban minden a tapasztalatán és a szaktudásán múlik, valamint nem biztos, hogy tisztában van azzal, hogy a többi részlegnek, kollégáknak milyen igényeik vannak a nyomtatóval kapcsolatban.
Mi a helyzet a 30-300 fős vállalatok esetében?
Itt már általában az IT-osztály vezetője és a beszerzési osztály közösen próbálja megtalálni a tökéletes megoldást. A folyamat ajánlatok bekérésével kezdődik, amelyeket aztán egyesével kiértékelnek. Az IT megvizsgálja, hogy melyek azok a nyomtatók, amik megfelelnek az elvárt műszaki paramétereknek. Itt ellenőrzésre kerül az adott márkához tartozó háttértámogatás, technikai support is.
A beszerzési osztály pedig a mindennapi feladatokat vizsgálja meg, valamint a költségeket, hogy melyek férnek bele a büdzsébe. Mint látható, ez a folyamat sokkal hosszabb, mint egy kis- vagy közepes vállalkozás esetében.
Univerzális megoldás: szervezzük ki a beszerzést!
A vállalat méretétől függetlenül választhatjuk azt a megoldást, hogy egy külső szakemberre bízzuk az egész folyamatot. Az igények felmérése alapján szinte azonnal el tudnak készíteni egy ajánlatot, valamint bemutatni olyan nyomtatókat, ami a vállalkozás számára tökéletesen megfelel.
Ez egy sokkal gyorsabb és megbízhatóbb folyamat, mint házilag, a belső tapasztalatok és tudás alapján megpróbálni kiválasztani a következő gépet.
Kép forrása: Pixabay.com
Hirdetés (X)
